Intuitives Zeitmanagement

Seit mehr als 10 Jahren wende ich verschiedene Zeit- bzw. Aufgabenmanagementsysteme von Mark Forster an.

Mark Forster ist ein englischer Coach und Zeitmanagementexperte, der seit vielen Jahren mit unterschiedlichen Methoden des Zeitmanagements experimentiert. Er hat eine ganz eigenständige Perspektive auf Zeitmanagement entwickelt und etliche eigene Systeme kreiert. In seiner Arbeit steht er in regem Austausch mit einer sehr lebendigen Community.

Forsters Zeitmanagementsysteme basieren auf drei grundlegenden Prinzipien.

  • Einfach zu verwenden
    Durch eine einfache Aufgabenliste wird jeweils nach einem spezifischen Set von (wenigen) Regeln navigiert. Die Aufgabenliste kann in einem Notizbuch geführt oder als Textdatei verwaltet werden.
  • Intuitiv Aufgaben auswählen
    Forster verzichtet vollständig auf die Vergabe von Prioritäten. Die Liste wird immer in irgendeiner Form mit den Augen „gescannt“ und es wird am Ende erspürt, welche Aufgabe im jeweiligen Moment heraussticht. An dieser wird dann gearbeitet.
    (Für das Scannen gibt es je nach Fokus und Ziel eines Systems unterschiedliche Regeln.)
    Was „Herausstechen“ bedeutet, definiert Mark Forster bewusst nicht. Denn bei jeder Wahl kann etwas anderes ausschlaggebend dafür sein, was jetzt die wesentliche Aufgabe ist. Es kommt auf den situativen Kontext an. Beispielsweise der nahende Feierabend und etwas, das unbedingt vorher noch abgeschlossen werden soll. Oder beispielsweise der Wunsch letzte Vorbereitungen für ein Meeting am Nachmittag rechtzeitig getroffen zu haben. Oder die Möglichkeit eine Kleinigkeit in einer kurzen Pause zwischen zwei Terminen zu erledigen. …
  • Häufig ein wenig an einer Aufgabe arbeiten
    Es ist in der Regel nicht das vorrangige Ziel, eine Aufgabe unmittelbar abzuschließen. Es kommt viel eher darauf an, unterhalb des eigenen Widerstandsradars zu arbeiten, und dadurch die persönliche Produktivität zu erhöhen. An einer Aufgabe wird immer solange gearbeitet, wie sich das stimmig anfühlt. Anschließend wird sie am Ende der Aufgabenliste erneut angefügt, wenn sie nicht erledigt ist. So wird häufig ein wenig an ihr gearbeitet. Aufgaben schrittweise erledigt und Lösungen iterativ entwickelt.

Meine Erfahrungen mit Forsters Methoden

Ich habe ungefähr 2009 angefangen das Autofocus-System zu nutzen. Später habe ich auch andere von Forsters Systemen ausprobiert.

Zur Zeit arbeite ich hauptsächlich mit dem Simple Scanning System.

Ich schätze die Einfachheit dieser Systeme und das intuitive Navigieren durch meine To-Do-Liste sehr. Außerdem, dass so etwas wie regelmäßige Reviews nicht nötig sind.

Ein Beispiel: Die 5-Tasks-Methode

Immer wieder gerne nutze ich auch die 5-Tasks-Methode, die in Forsters Buch Secrets of Productive People publiziert ist. Mit ihr kann ich sehr gut auf abzuschließende Aufgaben fokussieren.

In Kürzestform lautet sie:

1.) Notiere fünf Aufgaben.
2.) Erledige drei davon.
3.) Füge drei neue hinzu.

Die 5-Tasks-Methode lässt sich gut mit anderen Methoden kombinieren und etwa aus einer umfangreicheren Liste (Backlog) bestücken, um Sprints zu definieren.

Hier ist eine etwas ausführlichere Anleitung:

  1. Schreibe eine Liste mit fünf Aufgaben.
    Die Aufgabe kann jeden beliebigen Umfang haben – groß oder klein. Aber es sollte Dir für jede Aufgabe klar sein, wie die Definition für „abgeschlossen“ aussieht. Für größere Aufgaben oder Projekte definiere ein Tagesziel – beispielsweise: 1000 Wörter für das Buch schreiben, potenzielle Kunden für die neue Initiative auflisten, Rückstände aufarbeiten, die bis in den Mai zurückreichen …
  2. Arbeite an den Aufgaben in ihrer Reihenfolge. Du must eine Aufgabe nicht abschließen. Arbeite einfach daran, solange es sich stimmig anfühlt.
  3. Wenn Du eine Aufgabe abschließt, streiche sie durch.
  4. Wenn Du an einer Aufgabe arbeitest, sie aber nicht abschließt, dann streiche sie ebenfalls durch und füge sie am Ende der Liste erneut an.
  5. Wiederhole diesen Prozess bis Du nur noch zwei Aufgaben übrig hast.
  6. Füge drei neue Aufgaben hinzu und wiederhole die Schritte 2 bis 6.

Dies ist Beitrag Nr. 41/100 meiner Challenge #100DaysToOffload für 2021.
Das Beitragsbild stammt von Glenn Carstens-Peters (Unsplash).

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google Foto

Du kommentierst mit Deinem Google-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.